We collect what we need to run Kitchfly: your account, your restaurant's data and basic technical logs.
We never sell your information and we don't use ad trackers.
Card numbers go straight to Stripe or Square. We never see them.
Download or delete your data anytime from My Account, or write to [email protected].
1. Who we are and what this covers
This Privacy Policy explains how SainzDev ("we", "us") collects, uses and protects personal information in connection with Kitchfly: the app at app.kitchfly.com, the website kitchfly.com, and the emails we send (together, the "Service").
Restaurants that use Kitchfly ("Customers") enter information about their own business, employees and sometimes their guests. For that information, the restaurant decides what is collected and why, and we process it on the restaurant's behalf as a service provider. If you are a guest or employee of a restaurant and have a question about your information, please contact that restaurant first. We will help them respond.
2. Information we collect
Account information: name, email, phone number and password (stored only as a secure hash), plus your language preference.
Restaurant information: restaurant name, concept type, branch, country, time zone, address, sales-tax rate, target food cost and chosen plan.
Team information: names, emails, roles and employee login codes of the people you invite.
Business data you enter: ingredients, recipes, costs, suppliers, purchases, inventory counts, waste, menu items, photos, orders, sales and table layouts. Orders may include a guest's name, table and notes (including allergy notes) if your staff enters them.
Payment information:
Your Kitchfly subscription is billed through Stripe. Stripe collects your card details directly. We receive only limited information, such as payment status, card brand, last four digits and expiration date. We never see or store your full card number.
Card payments from your guests (optional) are processed by Square under your own Square account. We store the Square connection tokens encrypted and a reference to each charge. We never see or store guests' card numbers.
Messages: what you send us by email or through the contact form (name, email, business name, message).
Technical information: IP address, browser and device type, and server logs of requests and errors, which we use to run and secure the Service.
3. Cookies and browser storage
The app stores a login token and your language choice in your browser's local storage so you stay signed in and see the right language. We do not use advertising cookies or third-party tracking, and we do not sell your information to advertisers.
4. How we use information
To provide the Service: create and secure accounts, calculate costs, run the POS and kitchen display, and show reports.
To send service emails: welcome messages, password resets, trial and billing notices, and important changes. These are part of the Service. We will only send marketing emails if you agree, and you can unsubscribe at any time.
To bill subscriptions and process payments through Stripe and, if you connect it, Square.
To provide support and answer your messages.
To protect the Service and our users, including preventing fraud and abuse and investigating security issues.
To improve Kitchfly, using aggregated or de-identified information whenever possible.
We do not sell personal information, and we do not share it for cross-context behavioral advertising. We share it only with:
Service providers that help us run Kitchfly, under obligations to protect it:
Contabo: server hosting, in Germany (European Union)
Cloudflare: DNS, network security and content delivery
Stripe: subscription billing
Square: guest card payments, only if you connect your Square account
Font providers that deliver the typefaces used on our pages
Other people in your restaurant's account, according to the roles the administrator assigns.
Authorities or others when required by law or to protect the rights, safety and security of our users, the public or SainzDev.
A successor in a reorganization, merger or sale of the business, including a company we form to operate the Service. This Policy will continue to protect your information.
6. Where information is stored
Kitchfly's servers are located in Germany (European Union), and some providers, such as Cloudflare and Stripe, operate globally. By using the Service, you understand that your information will be transferred to and processed in the EU and other countries where these providers operate. They may have different data-protection laws than your state.
7. Security
We use reasonable safeguards, including encrypted connections (HTTPS), hashed passwords, encrypted payment-provider tokens, role-based access within each restaurant, and restricted administrative access. No system is completely secure. If a security incident affects your personal information, we will notify you as required by law.
8. How long we keep information
We keep account and business data while your account is active.
After an account is closed, we keep the data for up to 90 days so you can request an export, and then delete it. Copies in backups are overwritten over time.
We may keep some records longer when required by law, for example billing records, or to resolve disputes.
Server logs are kept only for a limited period for security and troubleshooting.
9. Your choices and rights
You can view and update your profile in the app, and administrators can manage their team and restaurant information.
Administrators can download all of their restaurant's data (Excel files) and delete a location or the whole account at any time from My Account. Access is locked right away, and the data is permanently deleted 30 days later unless the deletion is cancelled first.
You can ask us to access, correct, export or delete your personal information by writing to [email protected]. We may need to verify your identity, and we will respond within the time required by law (typically 30 to 45 days).
Depending on your state, such as California, Texas or Colorado, you may have additional rights, including to know what we collect and to appeal a decision. We will not discriminate against you for exercising them.
Guests and employees of a restaurant should contact the restaurant for information it manages in Kitchfly.
10. Children
Kitchfly is a business tool for adults. It is not directed to children, and we do not knowingly collect personal information from children under 13. If you believe a child has given us information, contact us and we will delete it.
11. Changes to this Policy
We may update this Policy. If a change is material, we will notify administrators by email or in the app before it takes effect. The date at the top shows the latest version.
The Spanish version of this Policy is provided for convenience. If there is any conflict, the English version controls.
Política de Privacidad
Fecha de vigencia: 28 de septiembre de 2026
En resumen
Recopilamos lo necesario para operar Kitchfly: tu cuenta, los datos de tu restaurante y registros técnicos básicos.
Nunca vendemos tu información ni usamos rastreadores de publicidad.
Los números de tarjeta van directo a Stripe o Square. Nosotros nunca los vemos.
Descarga o borra tus datos cuando quieras desde Mi Cuenta, o escribe a [email protected].
1. Quiénes somos y qué cubre esta política
Esta Política de Privacidad explica cómo SainzDev ("nosotros") recopila, usa y protege información personal en relación con Kitchfly: la app app.kitchfly.com, el sitio kitchfly.com y los correos que enviamos (en conjunto, el "Servicio").
Los restaurantes que usan Kitchfly ("Clientes") capturan información de su negocio, sus empleados y a veces sus comensales. Sobre esa información, el restaurante decide qué se recopila y para qué, y nosotros la procesamos en su nombre como proveedor de servicios. Si eres comensal o empleado de un restaurante y tienes dudas sobre tu información, contacta primero a ese restaurante. Nosotros le ayudaremos a responder.
2. Información que recopilamos
Datos de cuenta: nombre, email, teléfono y contraseña (guardada solo como hash seguro), además de tu preferencia de idioma.
Datos del restaurante: nombre, tipo de concepto, sucursal, país, zona horaria, dirección, tasa de impuesto, food cost objetivo y plan elegido.
Datos del equipo: nombres, emails, roles y códigos de empleado de las personas que invitas.
Datos del negocio que capturas: ingredientes, recetas, costos, proveedores, compras, conteos de inventario, mermas, platillos, fotos, órdenes, ventas y mapa de mesas. Las órdenes pueden incluir el nombre de un comensal, la mesa y notas (incluidas notas de alergias) si tu personal las captura.
Datos de pago:
Tu suscripción a Kitchfly se cobra con Stripe. Stripe recibe directamente los datos de tu tarjeta. Nosotros solo recibimos información limitada, como el estado del pago, la marca, los últimos cuatro dígitos y el vencimiento. Nunca vemos ni guardamos el número completo.
Los cobros con tarjeta a tus comensales (opcional) los procesa Square en tu propia cuenta de Square. Guardamos cifrados los tokens de conexión y una referencia de cada cobro. Nunca vemos ni guardamos números de tarjeta de comensales.
Mensajes: lo que nos envías por email o por el formulario de contacto (nombre, email, negocio y mensaje).
Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, y registros del servidor sobre solicitudes y errores, que usamos para operar y proteger el Servicio.
3. Cookies y almacenamiento del navegador
La app guarda en el almacenamiento local de tu navegador un token de sesión y tu idioma, para que sigas conectado y veas el idioma correcto. No usamos cookies de publicidad ni rastreo de terceros, y no vendemos tu información a anunciantes.
4. Cómo usamos la información
Para prestar el Servicio: crear y proteger cuentas, calcular costos, operar el POS y la pantalla de cocina, y mostrar reportes.
Para enviar correos del servicio: bienvenida, recuperación de contraseña, avisos de prueba y de cobro, y cambios importantes. Estos correos son parte del Servicio. Solo enviaremos correos de marketing si lo aceptas, y podrás darte de baja cuando quieras.
Para cobrar la suscripción y procesar pagos con Stripe y, si lo conectas, con Square.
Para dar soporte y responder tus mensajes.
Para proteger el Servicio y a los usuarios, incluida la prevención de fraude y abuso y la investigación de problemas de seguridad.
Para mejorar Kitchfly, usando información agregada o anonimizada siempre que sea posible.
No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad basada en tu comportamiento. Solo la compartimos con:
Proveedores de servicios que nos ayudan a operar Kitchfly, obligados a protegerla:
Contabo: servidores, en Alemania (Unión Europea)
Cloudflare: DNS, seguridad de red y entrega de contenido
Stripe: cobro de suscripciones
Square: cobros con tarjeta a comensales, solo si conectas tu cuenta
Proveedores de las tipografías que usan nuestras páginas
Otras personas de la cuenta de tu restaurante, según los roles que asigne el administrador.
Autoridades u otros cuando la ley lo exija o para proteger los derechos, la seguridad y la protección de los usuarios, del público o de SainzDev.
Un sucesor en una reorganización, fusión o venta del negocio, incluida una empresa que constituyamos para operar el Servicio. Esta Política seguirá protegiendo tu información.
6. Dónde se guarda la información
Los servidores de Kitchfly están en Alemania (Unión Europea), y algunos proveedores, como Cloudflare y Stripe, operan a nivel global. Al usar el Servicio entiendes que tu información se transfiere y procesa en la UE y en otros países donde operan estos proveedores, que pueden tener leyes de protección de datos distintas a las de tu estado.
7. Seguridad
Usamos medidas razonables, como conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas con hash, tokens de proveedores de pago cifrados, acceso por roles dentro de cada restaurante y acceso administrativo restringido. Ningún sistema es totalmente seguro. Si un incidente de seguridad afecta tu información personal, te avisaremos según lo exija la ley.
8. Cuánto tiempo conservamos la información
Conservamos los datos de la cuenta y del negocio mientras la cuenta esté activa.
Al cerrar una cuenta, conservamos los datos hasta 90 días para que puedas pedir una exportación, y después los borramos. Las copias en respaldos se sobrescriben con el tiempo.
Podemos conservar algunos registros por más tiempo cuando la ley lo exige, por ejemplo los de facturación, o para resolver disputas.
Los registros del servidor se conservan solo por un tiempo limitado, con fines de seguridad y diagnóstico.
9. Tus opciones y derechos
Puedes ver y actualizar tu perfil en la app, y los administradores pueden gestionar su equipo y los datos del restaurante.
Los administradores pueden descargar todos los datos de su restaurante (archivos de Excel) y borrar una sucursal o toda la cuenta cuando quieran desde Mi Cuenta. El acceso se bloquea de inmediato y los datos se borran para siempre 30 días después, salvo que se cancele el borrado antes.
Puedes pedirnos acceder, corregir, exportar o borrar tu información personal escribiendo a [email protected]. Es posible que necesitemos verificar tu identidad, y responderemos en el plazo que marque la ley (normalmente de 30 a 45 días).
Según tu estado, como California, Texas o Colorado, puedes tener derechos adicionales, como saber qué recopilamos y apelar una decisión. No te discriminaremos por ejercerlos.
Los comensales y empleados de un restaurante deben contactar a ese restaurante sobre la información que gestiona en Kitchfly.
10. Menores
Kitchfly es una herramienta de negocio para adultos. No está dirigida a menores, y no recopilamos a sabiendas información de menores de 13 años. Si crees que un menor nos dio información, contáctanos y la borraremos.
11. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política. Si el cambio es importante, avisaremos a los administradores por email o en la app antes de que entre en vigor. La fecha al inicio indica la versión vigente.
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