Cómo hacer inventario en un restaurante

Sin inventario no hay forma de saber tu food cost real, cuánto se te está perdiendo ni cuánto pedirle al proveedor. Contar no es lo más divertido del negocio, pero con un buen sistema se hace en menos tiempo y con menos errores. Aquí te explicamos cada cuándo contar, cómo hacerlo y cómo usar el método PEPS para tirar menos comida.

Para qué sirve el inventario

• Saber tu costo real: el costo de lo vendido se calcula con el inventario (inicial + compras − final). Te lo explicamos en la guía de prime cost.
• Detectar fugas: si tu costo real es mucho más alto que lo que dicen tus recetas, algo se está perdiendo.
• Pedir lo justo: ni quedarte sin un ingrediente en la hora pico ni comprar de más y tirarlo.

Cada cuándo contar

• Conteo completo: cada mes, el último día del mes, para cerrar tus números del mes.
• Ingredientes caros: cada semana. Tus 10 a 20 productos más caros (carnes, mariscos, quesos, alcohol) suelen ser la mayor parte de tu gasto. Contarlos cada semana te avisa a tiempo si algo se está yendo.
• Lo de mayor riesgo: diario, si te hace falta. Por ejemplo, una proteína muy cara o algo que se pierde seguido.

Cuenta siempre a la misma hora: antes de abrir o después de cerrar, cuando no entra ni sale nada.

Antes de contar

• Ordena la bodega y junta lo que es igual en un solo lugar.
• Haz una hoja de conteo en el mismo orden que los estantes, de izquierda a derecha y de arriba abajo. Así no te brincas nada ni das vueltas.
• Define la unidad de cada producto y usa siempre la misma: libras, cajas, bolsas o piezas.
• No recibas mercancía mientras cuentas.
• Cuenten de dos en dos: uno cuenta y otro anota. Es más rápido y hay menos errores.

Cómo contar

1. Sigue siempre la misma ruta: cámara fría, congelador, bodega seca y al final la línea.
2. Cuenta lo cerrado en unidades completas.
3. Lo abierto, en decimales: media bolsa es 0.5; si es algo caro, pésalo.
4. Incluye lo preparado que tenga valor: salsas, marinados y carnes ya cocinadas, con el costo de sus ingredientes.
5. Revisa al final que ningún renglón quedó vacío y que las cantidades tengan sentido comparadas con el mes anterior.

Cómo sacar el valor del inventario

Multiplica lo que contaste por el costo de cada unidad. Usa el último precio que pagaste para que el valor esté al día.

Valor = Cantidad contada × Costo por unidad

Qué hacer con el conteo

1. Calcula tu costo de lo vendido y tu food cost real.

Costo de lo vendido = Inventario inicial + Compras − Inventario final

Compáralo con lo que dicen tus recetas. Si hay mucha diferencia, revisa porciones, merma y compras; te explicamos cómo en cómo bajar tu food cost.

2. Pon niveles de pedido (par). El par es cuánto quieres tener de cada producto justo después de que llegue tu pedido.

Par = Lo que usas entre un pedido y otro + Colchón de seguridad

Pedido = Par − Lo que tienes

Si usas 40 lb de pierna de cerdo a la semana y quieres un colchón de 10 lb, tu par es 50 lb. Si al contar tienes 18 lb, pides 32 lb.

3. Busca lo que no se mueve. Un producto que lleva meses en la bodega es dinero parado y, si caduca, dinero tirado.

El método PEPS (FIFO)

PEPS quiere decir "primeras entradas, primeras salidas" (en inglés, FIFO: first in, first out). Lo que llegó primero se usa primero, para que nada se quede atrás hasta echarse a perder.

• Etiqueta todo al recibirlo con la fecha de entrada y la de caducidad.
• Acomoda lo nuevo atrás o abajo y lo viejo adelante.
• Si las fechas de caducidad no siguen el orden de llegada, usa primero lo que vence primero, aunque haya llegado después.
• Revisa las fechas cada mañana y planea el día con lo que vence pronto: un especial, una salsa o una comida para el personal.

En Kitchfly registras la fecha de caducidad con cada compra (o se calcula sola con los días que dura cada ingrediente), y la sección "Por vencer" reparte tu existencia entre tus compras con PEPS para mostrarte cada mañana qué vence hoy, mañana y esta semana.

Errores comunes

• Contar a ojo lo que es caro: pésalo.
• Cambiar de unidad entre un conteo y otro (cajas un mes, libras el siguiente).
• Contar con precios viejos: el valor no cuadra con la realidad.
• Contar en días distintos cada mes: los números no se pueden comparar.
• Contar y no usar los números: el conteo solo sirve si lo comparas con tus ventas y tus recetas.

Preguntas frecuentes